Como controlar treinamento de colaboradores em sistemas de gestão

Um sistema de gestão de processos, seja baseado em alguma norma certificadora das séries ISO, seja exigido por legislação de Boas Práticas, requer muitos controles nem sempre tão simples de atender. A evidência de treinamento dos colaboradores nas instruções de trabalho, por exemplo, em muitas empresas é de responsabilidade do setor de Recursos Humanos que usa softwares para esse fim, mas que falha em dois momentos importantes:  na hora em que o encarregado do setor precisa ter uma visão geral de quem está treinado em cada instrução e na hora da auditoria. Se apenas um funcionário não tem evidência de treinamento, tenha certeza que será o escolhido na hora da auditoria porque os softwares no RH podem falhar, mas a lei de Murphy não.

Para os trabalhadores que usam computadores no dia a dia, os sistemas de controle de documentos e treinamentos oferecidos no mercado são a solução usada pela maioria das empresas, mas como controlar o treinamento em instruções de trabalho do pessoal da produção? E dos terceiros que entram nos setores produtivos, ou dos mecânicos?

Há vinte anos, em uma reunião de qualidade, um colega sugeriu uma ideia que aplicamos por onde passamos e que é sempre bem aceita: encaminhar, juntamente com cada nova revisão de IT, uma lista de presença de treinamento a ser assinada por todos os envolvidos no assunto. A lista deve ser arquivada junto à IT, na pasta do setor. Em caso de nova versão do documento, nova lista é providenciada. RH mantém as listas antigas e o setor mantém a lista da versão atual.  Quando chega um novo funcionário, o encarregado facilmente lhe ensina os procedimentos e providencia assinaturas na lista. Bom para o encarregado, bom para o pessoal da qualidade, bom para o setor de recursos humanos.

Veja um modelo e adapte para sua empresa: Modelo de lista de treinamento para ITs.

Para controles de treinamento online, o Proprofs é uma ótima ferramenta, em inglês, que já encontra concorrente a altura no Brasil: o Pauta Online, desenvolvido em Petrópolis e atendendo a um número cada vez maior de instituições de ensino e empresas.